Identyfikacja w urzędzie kluczowych procesów i przygotowanie ich procedur.

Celem zadania jest poprawa jakości działania Urzędu Miasta. W tym celu przeprowadzono identyfikację kluczowych procesów zarządczych i dla najważniejszych z ich przygotowanie sformalizowanych procedur realizacji. Pozwoliło to na przegląd stosowanej obecnie praktyki i racjonalizację sposobu podejmowania decyzji i realizacji spraw wniesionych przez mieszkańców, a także istotnych aspektów zarządzania wewnętrznego.

Wprowadzenie sformalizowanych procedur jest uzupełnieniem realizacji zadania nr 1.1 (Opis usług świadczonych przez Urząd Miasta), którego wynikiem było opracowanie Kart Usług opisujących niezbędne dokumenty i ew. wymagane prawem opłaty w danej sprawie, a także czas realizacji i miejsce odebrania decyzji/dokumentu. Niniejsze procedury uzupełniają zapisy zawarte w Kartach Usług poprzez opisanie trybu i terminarza podejmowania decyzji w tych sprawach.

Przedstawione procedury są dokumentem wewnętrznym, ale zgodnie z zasadami jawności pracy urzędów publicznych są udostępnione do wiadomości klientów Urzędu (mieszkańców). Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego urzędy mają do 30 dni na wydanie decyzji, zaś proces podejmowania ich w Urzędzie Miasta ma miejsce albo od ręki, albo w ciągu najwyżej kilku dni. Jedynie w sytuacji, gdy do załatwienia sprawy wymagane są formalne opinie instytucji zewnętrznych (np. Urzędu Wojewódzkiego, lub innych) gdzie długość rozpatrywania spraw i wydawanie decyzji/opinii nie zależy już on naszego Urzędu – procedura ta się wydłuża poza termin kilkudniowy.

Załączony poniżej zestaw sformalizowanych procedur wewnętrznych będzie systematycznie uzupełniany.

Lista najważniejszych procedur usługowych i zarządczych w Urzędzie Miasta:

1. Procedury dot. usług dla mieszkańców

Urząd stanu cywilnego

• 1. Procedura sporządzenia aktu urodzenia, zmiany imienia dziecka oraz uznaniu ojcostwa.
• 2. Procedura zmiany imienia i nazwiska
• 3. Procedury związane z zawarciem lub rozwiązaniem małżeństwa.
• 4. Procedura rejestracji zgonów
• 5. Procedura sprostowania, uzupełnienia, transkrypcji aktu USC

Wydział spraw obywatelskich

• 6. Procedura wydawania / zmiany dowodu osobistego
• 7. Procedura zameldowania / wymeldowania osoby
• 8. Procedura rejestracji / wyrejestrowania działalności gospodarczej z ewidencji gminnej
• 9. Procedura wydawania zezwolenia na (a) sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych w placówkach detalicznych i gastronomicznych oraz (b) jednorazowe zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych

Referat gospodarki miejskiej i inwestycji

• Procedura wydania zgody na zajęcie pasa drogowego

Zagospodarowanie przestrzenne

• 11. Procedura wydania decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania działki

2. Procedury zarządcze (wewnętrzne):

• 12. Procedura przygotowania odpowiedzi na pytania mieszkańców zgłaszane drogą internetową
• 13. Procedura naboru pracowników urzędu miasta
• 14. Zasady etycznego postępowania pracowników urzędu miasta
• 15. Procedura postępowania w przypadku naruszenia zasad etycznego postępowania pracowników urzędu miasta
• 16. Procedura okresowej oceny pracowników urzędu miasta
• 17. Procedura kierowania pracowników urzędu na szkolenia, oceny szkoleń i upowszechniania wiedzy wśród pozostałych pracowników
• 18. Procedura przygotowania projektu budżetu miasta
• 19. Procedura przygotowania i aktualizacji kalendarza imprez kulturalnych i społecznych w mieście